Il est possible d'ajouter des factures dans l'outil Orbit Asset manuellement ou via un fichier Excel. Cet article traite des possibilités d'ajouter manuellement une facture associée à un actif de PI.
Orbit Asset vous permet d'ajouter des factures à tous vos actifs (brevets, marques, dessins et modèles ou autres types d'actifs). Il est important de noter que si une facture est ajoutée à un événement prédit par le moteur de coûts, cette facture (date et montant) remplacera la prévision.
Cela signifie que dans l'onglet "Finance" (disponible au niveau de l'actif), le tableau "Budget" ou le "Rapport", il ne peut y avoir de duplication entre un coût prévu et une facture.
Vous pouvez visualiser toutes les factures qui ont été ajoutées via ce tableau et ajouter une nouvelle facture en cliquant sur le bouton "+ Add Invoice".
A noter :
- En cliquant sur une valeur dans la colonne "Invoice #", vous ouvrirez la facture correspondante.
- En cliquant sur une valeur dans la colonne "Asset Ref", l'actif correspondant sera ouvert > la facture apparaîtra dans l'onglet "Finance".
- Il est également possible, via la colonne "Action", de modifier ou de supprimer la facture.
Pour ajouter une nouvelle facture, il suffit de cliquer sur le bouton "+ Add Invoice" et l'interface de saisie suivante apparaît :
Plusieurs champs sont disponibles (dont certains sont obligatoires*) pour saisir la facture - il est possible de joindre la facture au format électronique.
Informations générales sur la facture :
- Invoice ID * : Il s'agit de la référence de la facture (texte libre).
- Invoice date * : Il s'agit de la date de la facture (date indiquée sur la facture).
- Supplier * : Vous pouvez sélectionner un fournisseur déjà saisi ou en créer un nouveau (ce nouveau fournisseur sera ensuite proposé lors de l'ajout d'une facture).
- Currency * : Il s'agit de la devise indiquée sur la facture (si la devise est différente de la devise utilisée par le client, elle sera convertie automatiquement dans la devise utilisée par le client).
- Description : Il s'agit d'une brève description de la nature de l'événement facturé.
- Upload file : Il est possible de joindre un fichier électronique (exemple : PDF)
Détails de la facture :
- Asset related to this invoice * : Sélectionnez l'actif associé à l'événement facturé
- Nature of cost * : Sélectionnez la nature de l'événement facturé (exemple : Renouvellement 07, Action de bureau, Demande en examen...). Si la nature de l'événement facturé n'est pas listée, il est possible de sélectionner "Autre".
- Note : Il s'agit d'une brève description de la nature de l'événement facturé.
- Amount details (without taxes) * : Il s'agit du montant (hors TVA) pour cet événement. Par exemple, le montant de l'annuité 3 d'un brevet américain sera la somme de la redevance du cabinet de brevet pour le renouvellement et de la redevance exigée par l'USPTO pour cet événement (soit : 7700USD).
Si la facture comporte plusieurs lignes (c'est-à-dire plusieurs événements), il est possible d'ajouter une nouvelle ligne en cliquant sur "Add another amount". Dans cet exemple, il y a 1 facture (montant total 4900 EUR) avec deux lignes :
- Action de l'Office (facturée 4600 EUR) relative au brevet US11/232,965
- Annuité de renouvellement 9ème année (facturée 300 EUR) relative au brevet JP2003316203