Dans les départements de propriété intellectuelle, de nombreuses décisions doivent être prises en collaboration lors de réunions, afin de décider des stratégies futures.
La fonction "Comités" répond à ce besoin.
Le module de gestion des comités vous permet de
- de créer des questionnaires
- de les soumettre à d'autres utilisateurs
- de regrouper leurs réponses pour prendre une décision.
Tous les événements qui nécessitent la prise de décisions sur plusieurs actifs peuvent être traités dans cet espace virtuel : Revue de portefeuille, comité d'invention, décision de renouvellement...
Pour créer un nouveau comité, sélectionnez tous les actifs à discuter, et listez simplement les questions que vous avez l'intention de poser pendant le comité :
Étape 1 : Sélectionnez votre actif
Vous pouvez sélectionner les actifs recherchés (brevet, marque, modèle ou autre) en les sélectionnant manuellement. NB : Vous pouvez d'abord lancer une recherche pour vous limiter aux biens recherchés, puis "tout sélectionner".
Ensuite, cliquez simplement sur le bouton "Ajouter au comité".
NB : Seuls les actifs peuvent être ajoutés à un comité ; il n'est pas possible d'ajouter des familles.
Étape 2 : Créer le comité et le questionnaire
Vous pouvez associer ces actifs à un comité précédemment créé, ou créer directement un nouveau comité en cliquant sur le bouton "Nouveau comité" :
Cliquez sur l'onglet "Comité" pour créer le questionnaire et désigner les examinateurs :
- Sélectionnez le comité
- Créer un questionnaire
- Attribuer une date limite et désigner un ou plusieurs réviseurs par question.
NB : Les examinateurs doivent être des utilisateurs (= ils doivent avoir un accès à Orbit Asset).
Les questions sont personnalisables ; les réponses peuvent être des réponses personnalisées prédéfinies, ou un champ de texte libre.
En cliquant sur le bouton "Enregistrer et envoyer aux évaluateurs", le questionnaire est sauvegardé et un courriel est envoyé à chaque évaluateur, lui demandant d'y répondre dans le délai imparti.
Étape 3 : recueillir les réponses des réviseurs
Le décideur peut voir l'évolution et les réponses indiquées par les réviseurs.
Deux vues sont disponibles pour voir les réponses :
- Une vue générale par liste
- Une vue détaillée par question (cliquer sur "plus de détails" pour y accéder).
S'il manque encore des réponses, vous pouvez envoyer un rappel à l'examinateur par courriel.
Sur la base des réponses, le décideur peut saisir un score et une décision. Vous pouvez également accéder directement au dossier en cliquant sur le logo de l'actif.
Options disponibles:
- Modification du questionnaire (ajout/suppression d'actifs ou de questions, modification de la date limite).
- Duplication du questionnaire : pour créer un nouveau comité avec de nouveaux actifs. Dans ce cas, l'ensemble du questionnaire (questions et examinateurs) sera copié et de nouveaux actifs peuvent être ajoutés pour recommencer le processus.
- Suppression du comité.
Dans les départements de propriété intellectuelle, de nombreuses décisions doivent être prises en collaboration lors de réunions pour décider des stratégies futures.
La fonction "Comités" répond à ce besoin.